Accounting Manual

Wilt u het externe controle proces soepeler laten verlopen, financiële risico’s verkleinen en stuurinformatie verbeteren? Als er binnen uw organisatie geen eenduidige richtlijnen zijn voor de verslaggeving en compliance risico’s, dan kan een Accounting Manual (AM) uitkomst bieden.

Het nut van een Accounting Manual

Organisaties die slechts lokaal en in gedecentraliseerde groepsondernemingen verantwoordelijk zijn voor hun eigen bedrijfsactiviteiten, accounting en rapportering, zijn niet meer van deze tijd. Wetgevende instanties oefenen toezicht uit op lokaal- en groepsniveau wat leidt tot complexe accounting processen en rapporteringsvereisten. Tegelijkertijd zijn eenvoudige winst- en verliesrekeningen en de balans niet meer afdoende als stuurinformatie. Om ervoor te zorgen dat het management in staat is haar verplichtingen naar alle stakeholders na te komen, is er een breder scala aan data nodig. Om de informatie die afkomstig is uit grote datasets betrouwbaar te maken moeten processen, beleid en procedures deels gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden.  Dit creëert een behoefte aan robuuste systemen, processen, beleid en procedures op groepsniveau om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Een AM geeft duidelijkheid over hoe transacties geregistreerd moeten worden binnen een organisatie. Een goede AM is een naslagwerk voor de hele organisatie waarin op een eenduidige manier staat beschreven wat de definities en werkinstructies zijn met betrekking tot financiële informatie, regels, rapportages en verantwoordelijkheden. Een AM kan daarom ook gebruikt worden bij het trainen van nieuwe medewerkers of als opfriscursus voor het huidige personeel.

Aanpak Bluefield

Een AM wordt van oudsher voor een accountant opgesteld en is nauwelijks bruikbaar op de werkvloer en zeer onderhoudsgevoelig. Het document verdwijnt daardoor vaak op een stoffige plank en wordt alleen gebruikt door de accountant.  Bluefield ziet een AM als cruciale factor in het bedrijfsproces. Het uitgangspunt van ons is dat alle ondersteunende processen in een organisatie gericht moeten zijn op het optimaal assisteren van het primaire proces. Dit wordt bereikt door de financiële processen optimaal in te richten en zorg te dragen voor een uitstekend samenspel van communicatie en interactie met de business. Een goede Accounting Manual faciliteert dit en is in dat geval geen last meer maar voegt waarde toe aan het primaire proces. Het is dé plek waar werknemers van elk onderdeel van de organisatie terecht kunnen met hun vragen omtrent financiële informatie, regels en werkinstructies. “Ik heb 20 nieuwe computers besteld, hoe registreer ik dit nu?” Om het zo makkelijk mogelijk te maken levert Bluefield een online toegankelijke accounting manual waar direct op trefwoorden gezocht kan worden. Zo wordt het een actief naslagwerk voor de organisatie.

Bluefield begint de implementatie of herziening van een AM met een QuickScan waarmee we de huidige processen in kaart brengen en adviseren wat er nodig is om deze te optimaliseren. Omdat een AM er bij elk bedrijf anders uitziet is onze aanpak nooit exact hetzelfde. Wel zijn er globaal negen stappen te definiëren: 

Resultaten

Na de implementatie of herziening van een AM door Bluefield zijn de achterliggende processen geoptimaliseerd. Daarnaast is de nieuwe AM inzichtelijk, online toegankelijk en bruikbaar op de werkvloer waardoor nieuw personeel makkelijker te trainen is en de bedrijfsvoering meer in één lijn komt wet- en regelgeving. Na de implementatie weet u ook dat uw stuurinformatie een stuk betrouwbaarder is geworden.  Bluefield kan van een verplichting een aanwinst maken!

Accounting Manual voor scholen

Onderwijsinstellingen moeten aan aanvullende vereisten voldoen die opgelegd worden door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Bluefield heeft ervaring met de uitdagingen die hierbij komen kijken.