Succesvolle ERP-implementatie? Deze skills maken het verschil

Ruben Verstraten
Ruben Verstraten
05 juli 2024
email

Stel je voor, jouw organisatie groeit en jullie huidige ERP-systeem kan de toenemende groei niet meer ondersteunen. Medewerkers klagen over traagheid, veiligheidsrisico’s en het onvermogen om moderne toepassingen te integreren. Om compliant en efficiënt te blijven werken, wordt gekozen voor een nieuw, schaalbaar ERP-systeem dat kan meegroeien met de ambities van de organisatie.

De implementatie van een nieuw ERP-systeem gaat veel verder dan het moderniseren van de technologische infrastructuur; het biedt kansen voor groei en optimalisatie. De overstap brengt voornamelijk uitdagingen met zich mee, zoals datamigratie, procesoptimalisatie en verandering in werkwijzen. Om dit in goede banen te leiden, zal deze transformatie de nodige complexiteit en interne druk met zich meebrengen, wat helaas in de praktijk vaak leidt tot langere doorlooptijden, hogere kosten en frustratie onder medewerkers.

Een blok aan het been van groeiplannen?

De keuze voor het nieuwe ERP-systeem wordt gemaakt om verder te groeien en klaar te zijn voor de toekomst. Alleen kunnen de gevolgen van een slecht uitgevoerde ERP-implementatie haaks komen te staan op deze ambities. Het betekent dat budgetten worden overschreden en medewerkers gefrustreerd raken door inefficiënte processen en het gebrek aan ondersteuning. Dit resulteert in een negatieve werksfeer en een daling van de productiviteit. Wanneer klanten dan ook te maken krijgen met vertragingen en fouten in de dienstverlening, schaadt dit de reputatie van de organisatie. Uiteindelijk kan dit leiden tot verlies van klanten en inkomsten. Wat is nodig om het succes te garanderen en te zorgen dat de implementatie vlot blijft verlopen?

Benodigde skills voor een succesvolle ERP-Implementatie

Een succesvolle ERP-implementatie gaat verder dan technologie. Het gaat ook over de nieuwe processen en uiteraard de mensen die ermee werken. Om het succes te garanderen is effectief projectmanagement doorslaggevend in alle fases, zoals het treffen van de voorbereidingen, de livegang, tot aan de nazorg. Projectmanagement vraagt om het opstellen van doelstellingen, maken en vasthouden aan een strakke planning, bewaken van het budget en communicatie met de stakeholders. Deze vaardigheid vereist dan ook communicatieve, organisatorische en probleemoplossende skills.

Om een succesvolle ERP-implementatie te garanderen, zijn specifieke skills onmisbaar. Naast deze vaardigheden zijn een goed doordacht plan, duidelijke communicatie en betrokkenheid van het management eveneens belangrijk. Laten we de vaardigheden van een effectieve projectmanager en andere noodzakelijke elementen verder toelichten.

Vaardigheden van een effectieve projectmanager en andere noodzakelijke elementen

Systeemkennis:

  • Expertise in het nieuwe ERP-systeem is al bij de selectie noodzakelijk om effectief te communiceren met de technische partijen en om ervoor te zorgen dat de nieuwe processen goed aansluiten bij de organisatiebehoeften.
  • Voorbeeld: Een projectmanager die het systeem door en door kent, kan vragen van gebruikers direct beantwoorden en technische problemen snel oplossen, waardoor het implementatieproces niet vertraagd wordt.

 

Datamigratie:

  • Zorgvuldig en nauwkeurig data overzetten van het oude naar het nieuwe systeem voorkomt onderbrekingen in de bedrijfsvoering en houdt de processen soepel draaiende.
  • Voorbeeld: Een specialist in datamigratie bereidt de migratie voor door data schoon te maken en te valideren. Tijdens de migratie worden gegevens in batches overgezet en getest om fouten snel te corrigeren, wat dataverlies voorkomt en bedrijfscontinuïteit waarborgt.

 

Planning en organisatie:

  • Zorgvuldig plannen, budget bewaken en tijd efficiënt beheren helpen ervoor te zorgen dat de implementatie soepel verloopt en binnen de gestelde grenzen blijft.
  • Voorbeeld: Een projectmanager maakt een gedetailleerde projectplanning met specifieke mijlpalen en toewijzingen van verantwoordelijkheden. Door wekelijkse voortgangscontroles en budgetreviews worden eventuele afwijkingen snel geïdentificeerd en aangepakt, waardoor verrassingen worden voorkomen en het project op schema blijft.

 

Communicatie met stakeholders:

  • Effectieve communicatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de voortgang en mogelijke knelpunten, en bevordert samenwerking en probleemoplossing.
  • Voorbeeld: Regelmatige statusvergaderingen met alle stakeholders, waarin voortgang en knelpunten worden besproken, zorgen voor transparantie en gezamenlijke probleemoplossing. Dit bevordert samenwerking en houdt iedereen betrokken en geïnformeerd.

Leiderschap en visie:

  • Het management moet een duidelijke visie hebben en actief betrokken zijn bij de implementatie om richting en motivatie te bieden.
  • Voorbeeld: Het organiseren van bijeenkomsten waarin de directie de voordelen van het nieuwe ERP-systeem uitlegt en hun steun voor het project benadrukt, helpt om medewerkers enthousiast en betrokken te houden.

 

Acceptatie van verandering:

  • Het ondersteunen van medewerkers bij de transitie en het effectief omgaan met weerstand zijn sleutelcomponenten voor een soepele integratie van het nieuwe systeem.
  • Voorbeeld: Het inzetten van change champions binnen de afdelingen die als aanspreekpunt dienen en collega’s ondersteunen bij het omarmen van de nieuwe werkwijzen, zorgt voor een soepele overgang en verhoogde acceptatie.

 

Besluitvorming en ondersteuning:

  • Snel en effectief beslissingen kunnen nemen en de implementatieteams ondersteunen bij het overwinnen van obstakels.
  • Voorbeeld: Een speciaal projectteam met beslissingsbevoegdheid dat snel kan reageren op onverwachte uitdagingen zorgt ervoor dat het project op schema blijft.

 

Training en support:

  • Medewerkers moeten getraind worden in het gebruik van het nieuwe systeem en de nieuwe processen. Continue ondersteuning na de livegang is noodzakelijk om de overgang soepel te laten verlopen en de voordelen van het nieuwe systeem volledig te benutten.
  • Voorbeeld: Het organiseren van hands-on trainingssessies en het opzetten van een helpdesk voor vragen na de implementatie zorgen ervoor dat medewerkers vertrouwen hebben in het nieuwe systeem en eventuele problemen snel kunnen oplossen.

Transparantie:

  • Open en transparante communicatie over de doelen, voortgang en uitdagingen van het project helpt om iedereen op één lijn te houden.
  • Voorbeeld: Het delen van regelmatige projectupdates via een intern portal waar iedereen de voortgang kan volgen en vragen kan stellen, bevordert een cultuur van openheid en houdt iedereen geïnformeerd.

 

Feedback mechanismen:

  • Regelmatige feedback van gebruikers en stakeholders zorgt ervoor dat eventuele problemen snel kunnen worden aangepakt en opgelost.
  • Voorbeeld: Het uitvoeren van periodieke enquêtes en het organiseren van feedbacksessies met eindgebruikers om hun ervaringen en suggesties te verzamelen en op basis daarvan verbeteringen door te voeren.

Conclusie

Een ERP-implementatie kan een organisatie enorme voordelen opleveren, mits deze succesvol wordt uitgevoerd. Door te investeren in de juiste skills en expertise, zoals technische vaardigheden, effectief projectmanagement, change management en duidelijke communicatie, kan jouw organisatie de overstap soepel laten verlopen, de efficiëntie verhogen, medewerkers tevreden houden en de klantenservice verbeteren. Zo wordt de ERP-implementatie een strategische stap naar een betere toekomst voor jouw organisatie.

Ontmoet onze specialisten

Jouw succes is onze missie

Maak kennis met onze specialisten en bespreek jouw mogelijkheden.

arrow_back
arrow_forward
Renske van de Wiel

Renske van de Wiel

Consultant

Chris Kerkdijk

Chris Kerkdijk

Director

Karim Harakeh

Karim Harakeh

Director

Maaike Oenes

Maaike Oenes

Director